ISO9001:2015质量管理体系的发布实施将对建立质量体系的组织产生深远的影响。本次换版也是历年来变化最大的一次，更符合企业目前的管理现状。

新标准提出了三大核心理念，即：基于风险的思维、过程方法和绩效。作为建立质量管理体系的组织，新标准也要求较少关注文件，更加关注实际结果。因此如何贯彻和实施新标准，也是目前很多组织十分关心的问题。

建立和实施质量管理体系的方法之一是建立文件化的体系。那在新的经济和社会环境下如何建立有效的管理文件呢？

首先，我们要有明确文件的价值是什么？只有明白这个问题，才可以判定要不要编制文件，编制多少文件。作为企业管理，文件的价值主要有3个方面：一是沟通全员的意图，统一大家的行动；二是作为员工培训的教材；三是判定每个员工管理活动是否符合的依据。如果文件在企业中起不到以上作用，就可以不用编制什么管理制度、管理办法了。

其次，我们如何创建符合企业要求的文件架构呢？

第一， 要全面分析企业目前的所处的环境。在以企业管理方针和愿景为框架下，分析企业所处的各种环境，这也是新标准一开始就提出的要求。分析企业的经济、政策、技术、目前的发展阶段、人力资源、财务资金等多个方面优势和劣势，找出风险和机遇。

第二， 根据以上分析的结果 ，筛选和确定组织目前重点要解决的问题。可能每个企业在不同的阶段会面临不同的问题和困难，有市场订单不足的情况、专业人才缺乏的情况、有资金困难的情况、有供方合作不畅的情况、有管理效率低下的情况、有成本过大的情况等等。

第三， 针对以上问题或困难制订出对应的措施，建立明确的目标，创建以目标为导向的管理文件架构。

目前很多企业的文件很多。如：有质量手册、程序文件、作业指导书、##管理制度、##管理办法、##管理标准等。同时各部门根据自己管理的方便，又编制了很多文件，如：车辆、会议、资产、合同、财务、人力管理细则等，但真正在用吗？很多时候领导一句话指挥干活，什么标准制度根本不管不顾，从公司的中间层、操作层均是习惯作法，也从来不看什么制度，遇到不明确时，可能会去翻一下相关的文件的管理。时间一长，大家也不看什么文件制度，因为文件的作用也不大，看似文件制订了一大堆，但真正有用执行的文件没有几份。

到底什么地方出了问题？主要是在前期没有系统的进行分析和考虑，对自身的环境、当前目标、人员意识和能力没有进行评估，一说要建立制订和文件，大干快上，造成了管理手册、程序文件、管理制度、管理办法、表格等多而乱，且相互不关联，也不知道编制的大量文件与目前企业的目标有什么关系，人员能力能不能适宜用以上文件。

因此我们在创造企业文件体系时，要充分分析和考虑以下因素：企业的远景，目前发展的阶段、面临的问题和困难、行业和产品特点、人员综合素质和能力等。

之后，就要制订系统的目标文件和支撑目标实现的相关管理性文件。目标文件是源头，其他支撑性文件均是为实现预期的目标而配合性的文件。要建立公司层面的目标，包括财务性目标（指标）和非财务性目标（指标），并在各部门进行分解，明确目标的具体指标、职责部门（岗位）、具体措施和方法、考核时限、奖罚措施等。

我们不能将大量的时间放在前期职责分析、部门职责说明书和岗位说明书、程序文件、作业指导书等的编制等方面。如果企业人员意识、能力和素质很高，很清楚自己的目标和任务，且能够确保完成预期的目标，可以不用编制什么制度、表格，编制了反而造成成本增加，形式大于内容。

同时我们在创造文件时，要尽量简化和合并，能够一张图表说清的规定，不要再用太多的文字进行大量的描述，并结合和考虑企业的组织机构和运行模式，不要给小马套上华丽的大车，当然也不能给大马拖上小车。在电脑和互联网高度发展的今天，从效率和成本考虑，文件的形式可以多元化，电子文件和传阅方式值得提倡。

再者，作为体系文件的创建者，一定是围绕企业的目标（包括财务和非财务目标）编制相关文件，如果编制的文件不以实现预期的目标为目的，再多的过程文件、表格也是浪费时间。

最后，企业管理说到底还是对人的管理，通过人的活动去实现每一项具体工作。因此与其把大量的时间放在编制制度文件上，不如花时间进行各层级人员的培训，人员的意识、能力和素质才是决定企业走得更远的核心要素。有意识和能力的员工不用天天看制度，填写大量记录，照样会把工作做得很好，达到预期目标，相反没有意识和能力的员工就是看看用制度去约束、考核，还是效率低下，关键的不是文件和制度，而是人的自律和意识，还有企业的核心价值观。